越来越多的律师事务所、税务公司以及公司法律和税务团队正在决定让员工远程工作。 他们面临着在工作前进的同时保持团队联系的挑战。
为了有效地做到这一点，人们需要能够连接，而电子邮件根本无法削减它，当你的整个公司实际上是工作。
公司、组织及其客户需要立即彼此共享大型敏感文档。 他们需要在公开地相互交流。 员工需要与外部协作者无缝、安全地合作。 此外，他们需要工具帮助他们跟踪项目，无并发症。
基于云的工具可以实现高效、安全的远程协作和通信。 此技术使全球分散的同事能够在同一环境中协同工作。 世界上任何地方的同事都可以通过云协作平台处理相同的文档、共享文件以及相互通信，不受物理位置的阻碍。
在云中工作使内部和外部各方能够协同工作，而无需担心安全性、兼容性或过度管理。 法律和税务团队可以通过云协作平台与客户、供应商或业务合作伙伴进行通信，只要他们在办公室或面对面的会议上，他们就可以轻松沟通。
拥有一个用于内部和外部协作的系统简化了工作，因为文件、文档和通信不会通过电子邮件发送、复制或在系统之间传输。 外部用户可以像参与组织一样参与，但须受许可，使流程对双方都安全高效。
许多领导者担心团队远程工作会丧失工作效率。 云协作让您的团队拥有一个可靠的平台，可以扩展以支持您的当前和长期需求，这让你高为安心。
为了帮助您确定云协作是否适合您，我们创建了本指南。 它还提供了一些详细的注意事项，可帮助您选择解决方案，并确保您准确获得保持业务运行所需的功能。
几个战略问题
虽然抢购可以找到的第一个产品很诱人，但首先会提出一些关于供应商的战略问题：
- 技术部署速度有多快，员工加入的速度有多快？
- 该技术是否与核心业务目标保持一致？
- 将采取哪些步骤确保在整个业务中实现最大限度的采用？
- 该技术会对员工产生什么影响？
- 更改从顶部开始。 你的领导已经购买了这种新的工作方式吗？
最迫切需要的是维护公司运营，但重要的是要考虑您的长期目标以及这样的部署对使用它的人的影响。 请务必选择了解您当前情况复杂性的供应商。 你需要一个解决方案，你的团队可以立即开始使用，但这不能以你公司未来的目标为成本。
帮助您选择云协作供应商的 10 个注意事项
一旦您考虑了这些问题，下一步是决定哪个平台适合您。 我们列出了一系列注意事项，可帮助您从繁忙的协作工具市场进行选择，在这些工具中，很难准确确定您想要什么以及满足您的需求。
1.特性和功能
有许多不同的协作工具可以解决特定的用例。 主要包括安全文件共享、企业社交网络、外部协作和项目管理。 有适用于每个用例的平台和工具。 确定您公司目前需要哪些功能，并可根据您的需求选择应用程序（或应用程序组合）。
这些解决方案中有许多是模块化的，允许您仅使用您现在需要的东西，并随着时间的推移增长您的功能。 CIO 开始将这些用例的集成解决方案视为具有战略意义，这对于在组织内实现新的工作方式具有重要的战略意义。
由独立供应商制作的独立工具开始围绕核心功能进行融合，试图将这些用例集中起来，以满足企业和用户的需求。 考虑将所有真正协作工具整合到一个平台中，获得最大的投资回报的解决方案。
寻找一个集成的平台，为用户提供一个整体、无缝且易于使用的系统，帮助他们完成工作，降低成本并减轻管理负担。
2. 社交内置
社交网络从根本上改变了人们沟通和协作的方式。
商业用户对社交媒体有需求和期望。 这基于对消费者社交工具（如 Facebook、LinkedIn 和 Twitter）的依赖，从而影响我们在工作之外的沟通方式。
真正的协作平台需要具有文件共享功能以及其他协作工具，如微博、wiki、博客、任务和事件，这些工具根深蒂固，并集成到一个安全的社交平台上。 社交不再是事后的想法， 必须成为任何技术提供的核心部分。
正如德勤数字的皮特·威廉姆斯（Pete Williams）说的，”如果你在 IT 或知识管理方面所做的没有社交活动，那就停下来重新开始。就这么简单。 协作平台是一项长期投资;你今天可能不需要社交， 而是为未来做计划。 这是利用组织中人员的知识的关键。 社交工具打破信息孤岛，帮助人们分享知识并建立职业关系，甚至跨越物理距离。 所有这些都将帮助企业提高生产率。
选择一个社交工具不是文件共享功能的平台。 相反，它们应深入集成到应用程序的核心中。
3. 用户体验
协作工具必须易于使用。 这是确保您的团队能够继续工作的唯一方法。 确保任何入围供应商都认真考虑用户体验。 毕竟，人们只会使用软件，如果它更容易使用它，而不是不使用它。
此外，请考虑解决方案是否设计为响应任何屏幕大小。 这意味着可以从移动设备和平板电脑访问它，就像从笔记本电脑或台式机一样轻松访问它。
并确保用户界面直观，以便平台需要最少的培训。 用户 （无论是公司内部用户和外部合作者）都应该从一开始就对使用系统充满信心。
4.移动性
在过去的十年中，我们的个人生活已经通过旨在保持我们有条理和帮助我们与人互动的工具而变得更加具有增强性。 他们通过实现即时信息交换和实时与任何人联系的能力来做到这一点。 这些工具在企业中也变得至关重要，因为业务用户现在希望能够访问他们的信息，并随时随地从他们使用的任何设备保持连接。
根据2018年的一项研究，全球智能手机用户为25.3亿，其中52.2部是通过手机。 study 接受 BYOD（自带设备）的接受度显著增长，这对于许多企业来说需要一套新的安全措施。
无论选择哪种工具都适用于所有移动设备，并且不与任何制造商或操作系统绑定，这一点至关重要。 移动优化的 Web 应用程序（而不是本机应用程序）是这里最好的解决方案，可以通过任何设备上的互联网浏览器进行访问。
5.安全
任何云平台都会存储您组织的内容以及潜在的客户内容。
在保证所选提供商的安全方面，您不能冒任何风险。 选择平台时，请确保云提供商经过全面审核和认证，以满足信息安全标准。
查找已实施数据隐私和数据保护措施的供应商。 选择提供程序时要查看的其他安全功能包括灾难恢复、数据备份和完全冗余的基础结构，以保证正常运行时间。
您可能还考虑是希望单租户托管还是多租户托管，提供商是否在他们的平台上执行独立的渗透测试，以及您是否可以选择您的数据托管在哪个司法管辖区。
6.行政控制
软件允许管理平台的所有方面（包括用户和内容权限）以及关闭或打开功能或模块的能力，这一点至关重要。
权限是业务软件内部安全和隐私的关键，应由您的入围名单中的任何供应商作为标准提供。 功能管理经常被忽视，但可能是最重要的控制。 管理界面必须让您灵活定制功能，使用户能够以组织的方式工作。 它还可面向未来地支持该平台，使其能够适应业务并随着您的业务而成长。
7. API 和数据迁移
询问潜在供应商他们提供什么样的应用程序编程接口 （API） 功能。 这将揭示平台内的任何额外灵活性。 将内部和外部协作的力量集成到组织现有系统中的能力提供了丰富的优势。
其中包括互操作性、权宜之计、效率和熟悉度。 所有这些都有助于顺利过渡到新的合作方式。
同样，容纳来自旧系统的信息的解决方案将使过渡过程更顺畅。 寻找一个与现有系统兼容的平台，以便实现无缝数据迁移，如果需要，还有一家供应商将管理您的数据迁移。
8.了解您的供应商
与您从事的任何提供商、服务或代理机构一样，您希望确信您正在处理信誉良好的企业。 研究并找出他们是谁，他们有什么经验，他们在市场上的声誉是什么样的，他们的客户是谁。
某些云协作平台的设计符合特定行业的需求。 其他企业可能具有适用于大多数企业的更广泛的功能。 查看针对法律和税务行业以及非垂直特定平台的供应商，了解您可能尚未考虑哪些功能。 迎合法律和税务行业客户的供应商是您的最佳选择，因为他们将更好地了解您的需求，并可以帮助您满足需求。
9. 支持和维护
选择云软件的一个主要好处是，您不需要专门的内部 IT 支持团队来维护它。 因此，在维护方面，云服务产品比本地产品更具成本效益。
确保选择提供完全托管服务的供应商。 这意味着他们将为你维护和升级他们的应用程序的实例。 还要确保供应商提供培训和 24/7 技术支持，以便您和您的用户在出现任何技术问题时随时与他们联系。
10. 虚拟协作
随着COVID-19形势的发展，有许多相互竞争的优先事项供你处理。 从客户服务到员工福利，无论您在哪里都能获得帮助。 安全的云协作工具可帮助您确保您的业务能够继续蓬勃发展。 这意味着少担心一件事。
选择适合当今解决方案（使用正确的工具组合）来帮助协作，这一点非常重要。 如果这个系统易于使用，并真诚地帮助人们完成工作，他们会使用它，喜欢它，并不断使用它。
一旦事情恢复正常，您的团队仍然需要某种形式的虚拟协作 – 对于不同地点的团队或员工旅行。 将协作工具视为应对紧迫挑战的一个很好的解决方案，为您的业务带来长期生产力提升的附加优势。
这可能需要一些调整，但通过合适的供应商和培训，无论您的团队在哪里，都可以以几乎峰值的生产力启动和运行。
本指南最初在”答案打开”上发布，并在获得完全许可后重新发布。
